SEMARANGKU - Di dunia bisnis, invoice adalah bagian penting terkait urusan finansial perusahaan.
Invoice adalah faktur atau dokumen tagihan yang merincikan jumlah dan biaya yang harus dibayarkan oleh pihak penerima jasa kepada pemberi jasa, setelah ada kesepakatan di purchase order.
Contoh invoice tagihan bervariasi karena diterapkan pada berbagai sektor usaha.
Secara umum, invoice dikenal dengan sebutan faktur, yakni sebuah lembar yang berisi daftar barang kiriman yang dilengkapi dengan keterangan nama, jumlahnya, dan harga. Transaksi yang tercatat merupakan bukti transaksi penjualan.
Baca Juga: Bank Mandiri Bukukan Laba Bersih Rp 19,2 triliun di Kuartal III 2021
Dokumen invoice memudahkan perusahaan untuk menghitung seluruh transaksi pada pembukuannya. Bagi perusahaan yang menerima jasa, invoice adalah semacam kuitansi yang menjadi dokumen akuntansi perusahaan.
Invoice dibuat dalam tiga rangkap, yakni:
- Satu lembar untuk pembeli atau penerima jasa bila telah melunasi tagihan;
- Berikutnya, satu lembar untuk arsip bagian penjualan;
- Satu lembar untuk laporan bagian keuangan.
Keberadaan invoice sangat penting untuk mengetahui barang dan jasa yang telah dibeli. Terkait finansial perusahaan, faktur tersebut sangat penting untuk mempermudah perhitungan laba suatu bisnis. Yuk, ketahui seluk-beluk fungsi invoice dan contoh invoice tagihan yang sesuai dengan format yang berlaku.
Fungsi Invoice
Perusahaan yang kredibel tentu menyimpan bukti arsip keuangan yang rinci untuk memudahkan dalam perhitungan akuntansi keuangan. Berikut ini beberapa fungsi invoice:
Baca Juga: Info Loker Lulusan SMA Sederajat PT Permodalan Nasional Madani Cabang Wonogiri
- Sebagai bukti untuk laporan pajak
Perusahaan tentu perlu membayar pajak setiap tahunnya. Dalam hal ini, invoice digunakan sebagai pembukuan seluruh transaksi dan dapat digunakan sebagai bukti laporan pajak. Contoh invoice tagihan pun selalu perlu disertakan dalam urusan pemenuhan kewajiban membayar pajak.
- Sebagai bukti pembayaran
Invoice diperlukan sebagai bukti pembayaran ketika membeli barang atau produk suatu perusahaan digunakan sebagai dokumen yang membantu proses pembayaran atau transaksi jual-beli barang/jasa.
- Sebagai dokumen perusahaan
Perusahaan memerlukan invoice sebagai bukti dokumen dari penjualan barang/jasa. Arsip keuangan yang rinci ini dibutuhkan untuk memudahkan perhitungan akuntansi keuangan.
Komponen di Dalam Invoice
Setiap perusahaan pasti memiliki format invoice yang berbeda-beda sesuai kebutuhannya. Namun, ada beberapa komponen yang harus disertakan di dalam invoice agar informasi di dalamnya lengkap sesuai purchase order dari konsumen.
Berikut ini beberapa komponen di dalam invoice tersebut:
- Nomor urut invoice
- Purchase order/nomor order
- DO/SJ atau kode nomor transaksi DO/SJ
- Detail barang
- Sub total
- Diskon (bila ada)
- Biaya pengiriman (bila ada)
- Biaya PPN
- Total biaya
Bagi sebagian orang, invoice tampak sama dengan kwitansi. Padahal, keduanya punya fungsi yang berbeda, lho. Jadi apa perbedaan keduanya?
Seperti yang telah dijelaskan di atas, invoice adalah sebuah dokumen transaksi yang berisi perhitungan penjualan dengan pembayaran di kemudian hari yang diserahkan oleh penjual kepada pembeli. Umumnya, pembeli sudah bisa menerima invoice setelah pemesanan.
Sementara itu, kwitansi merupakan tanda bukti yang diserahkan penjual kepada pembeli setelah pembayaran dilakukan dan dibubuhi tanda tangan penerima uang. Jadi, kwitansi akan diberikan setelah adanya penyerahan sejumlah uang.
Untuk mempermudah pengelolaan invoice, kini sudah hadir sejumlah aplikasi invoice online Indonesia. Sehingga pemilik usaha tidak perlu pusing dalam pembuatan invoice.
Tips Membuat Invoice yang Baik
Dari daftar fungsi invoice di atas, kamu tentu semakin menyadari fungsi penting dari invoice. Representasi invoice yang baik dan benar sangat penting untuk meningkatkan kredibilitas perusahaan.
Berikut ini komponen-komponen yang diperlukan dalam contoh invoice tagihan maupun jenis invoice lainnya:
- Pencantuman kata “INVOICE” sebagai judul besar dokumen atau tagihan
- Nomor invoice unik untuk referensi penjual dan pembeli. Ini digunakan untuk mengurutkan tagihan dari yang satu dengan yang lainnya.
- Nama dan detail kontak pembeli. Jika perlu, cantumkan pula nama instansi atau perorangan dari pembeli.
- Kelengkapan nama dan detail kontak penjual.
- Tanggal produk dikirim atau tanggal layanan diberikan. Informasi perihal waktu ini dibuat untuk mengetahui kapan barang/produk dikirim.
- Informasi tanggal pengiriman invoice, bisa juga dilengkapi dengan tanggal jatuh tempo invoice harus dibayar.
- Ketentuan pembayaran, berupa metode pembayaran, kapan pembayaran harus diterima, rincian tentang keterlambatan pembayaran, diskon pembayaran awal, dll.
- Deskripsi produk/layanan, harga per unit produk, serta jumlah total yang dibebankan
Aplikasi invoice generator yang Cocok untuk Entrepreneur
Membuat faktur adalah salah satu hal yang rutin dilakukan oleh seorang entrepreneur. Faktur menjadi bukti transaksi bisnis yang biasanya terdiri dari dua jenis yaitu faktur pembelian dan penjualan. Dokumen ini harus memuat data soal kuantitas, harga, diskon, dan detail lainnya soal transaksi tersebut.
Faktur juga dikenal dengan istilah tagihan atau invoice, dengan fungsi yang serupa. Kesannya mudah namun tidak semua orang mampu membuat faktur. Apalagi di tengah kesibukan mengelola usahamu, membuat faktur secara manual pasti terasa merepotkan. Cara manual juga berisiko menyebabkan kesalahan sehingga bisa merugikanmu.
Kamu bahkan bisa membuat faktur hanya berbekal smartphone saja dengan aplikasi android. Ada banyak aplikasi invoice generator yang bisa ditemukan di Playstore saat ini. Agar tak bingung memilihnya, berikut adalah rekomendasi Ajaib agar bisnismu berjalan lancar dan mudah di mana saja dan kapan saja. Di bawah ini adalah beberapa rekomendasi aplikasi invoice generator terbaik yang bisa kamu coba.
- Jurnal by Mekari
Kini, Anda tidak perlu lagi membuat invoice dan melakukan penagihan secara manual. Dengan menggunakan software akuntansi online sekaligus aplikasi invoice generator seperti Jurnal by Mekari, Anda bisa membuat invoice dengan cara otomatis dan mengirimkannya langsung kepada pelanggan.
Selain membuat dan mengirim invoice secara langsung, Jurnal juga dilengkapi dengan fitur Invoice Reminder atau Pengingat Faktur yang membantu Anda menagih piutang yang akan jatuh tempo.
Dengan begitu, bisnis Anda akan terhindar dari piutang tak tertagih yang dapat menyebabkan kegagalan bisnis.
Selain itu, dengan Jurnal by Mekari Anda juga dapat mengatur jadwal pengingat faktur sebelum, setelah, atau saat jatuh tempo, serta menentukan batas minimal piutang beserta pelanggan yang akan menerima pengingat faktur otomatis.
Software dan aplikasi invoice generator Jurnal dapat mempermudah Anda dalam mengelola keuangan bisnis dengan tersedianya berbagai fitur, seperti laporan keuangan, persediaan barang, rekonsiliasi transaksi, termasuk pula pencatatan faktur pembelian dan pembayaran.
Dengan menggunakan aplikasi invoice generator dan accounting online Jurnal by Mekari, Anda bisa menghemat biaya, waktu, dan energi karena data keuangan bisnis diproses dengan baik.
- Invoice & Billing
Aplikasi invoice generator gratis ini bisa membantumu membuat faktur yang tampilannya menarik dengan 3 pilihan template. Kamu tinggal mengisi informasi yang diperlukan seperti nama, alamat, dan produk yang ditransaksikan. Setelah itu, tambahan detail mengenai jumlah produk, biaya dan pajak dan secara otomatis faktur sudah dibuat. Tersedia pilihan untuk menyimpan faktur di aplikasi ini atau mengunduhnya langsung. Bisa pula mengirimkannya langsung ke klien lewat email yang terkoneksi dengan aplikasi.
- Invoice Temple
Pilihan aplikasi invoice generator lainnya adalah Invoice Temple dengan fitur yang lebih lengkap. Fitur unggulannya antara lain mengubah mata uang, perkraan, melacak faktur lewat tanggal jatuh tempo, dll. Meskipun desainnya tidak semenarik lainnya, namun aplikasi ini memungkinkan kamu menghitung pajak setiap item dalam faktur secara otomatis dan terpisah. Setelah semua detail informasi yang dibutuhkan ditambahkan maka faktur akan dibuat langsung. Faktur tersedia dalam format Word dan PDF serta bisa dikirim via email, SMS, dan Whatsapp.
- Invoice King
Aplikasi invoice generator berikutnya adalah Invoice King. Keunggulan dari aplikasi invoice generator ini adalah pilihan mata uangnya yang sangat banyak hingga 100 mata uang termasuk rupiah. Kamu juga bisa berkreasi membuat tagihanmu dengan berbagai pilihan ukuran font, orientasi halaman, label, pajak, diskon, dll. Dengan demikian, faktur buatanmu akan terasa lebih unik dan tetap mudah dibuat. Pengiriman faktur kepada klienmu langsung juga bisa dilakukan lewat Invoice King baik lewat email atau Whatsapp.
- Invoice & Quotation
Aplikasi lainnya yang bisa membantumu membuat tagihan dengan mudah adalah Invoice & Quotation. Aplikasi ini termasuk yang paling banyak dipakai pengusaha pemula karena aksesnya yang sangat memadai. Klien yang menerima faktur ini bisa langsung menyetujui dan memberikan tanda tangannya via email atau aplikasi ini. Pengaturannya juga memungkinkan semua invoice yang dibuat langsung disimpan ke penyimpanan online seperti Google Drive sehingga data transaksi bisnismu aman.
- Invoice PDF Free
Sesuai namanya, invoice yang dibuat lewat aplikasi ini secara otomatis akan berformat PDF. Fitur lainnya juga cukup lengkap dan mengakomodir kebutuhanmu sebagai entrepreneur. Namun keunggulannya adalah bisa digunakan secara offline sehingga selalu bisa diandalkan. Selain itu, ada juga fitur notifikasi online untuk mengingatkan klien saat jatuh tempo.
Kelima aplikasi ini cocok kamu gunakan untuk membuat faktur dan bisa disesuaikan dengan kebutuhan kamu sebagai entrepreneur muda atau UKM yang baru akan merintis bisnisnya. Manfaatkan semaksimal mungkin kecanggihan aplikasi invoice generator ini ini agar keuntunganmu juga semakin maksimal.
Cara Mudah Membuat & Mengirim Invoice dengan Jurnal
Kini, dengan hadirnya aplikasi invoice generator, Anda tidak perlu lagi membuat invoice dan melakukan penagihan secara manual. Dengan menggunakan software invoice generator seperti Jurnal by Mekari, Anda bisa membuat invoice dengan cara otomatis dan mengirimkannya langsung kepada pelanggan.
Selain membuat dan mengirim invoice secara langsung, aplikasi invoice generator seperti Jurnal juga dilengkapi dengan fitur Invoice Reminder atau Pengingat Faktur yang membantu Anda menagih piutang yang akan jatuh tempo.
Dengan begitu, bisnis Anda akan terhindar dari piutang tak tertagih yang dapat menyebabkan kegagalan bisnis.
Selain itu, dengan Jurnal by Mekari Anda juga dapat mengatur jadwal pengingat faktur sebelum, setelah, atau saat jatuh tempo, serta menentukan batas minimal piutang beserta pelanggan yang akan menerima pengingat faktur otomatis.
Software Jurnal dapat mempermudah Anda dalam mengelola keuangan bisnis dengan tersedianya berbagai fitur, seperti laporan keuangan, persediaan barang, rekonsiliasi transaksi, termasuk pula pencatatan faktur pembelian dan pembayaran.
Dengan menggunakan aplikasi invoice generator Jurnal by Mekari, Anda bisa menghemat biaya, waktu, dan energi karena data keuangan bisnis diproses dengan baik.
Untuk info selengkapnya, Anda bisa mengunjungi website Jurnal atau mencoba demo gratis selama 14 hari dengan mengunjungi websitenya. ***